Arbeit

Fast so gut wie das Original: Remote Konferenzen zum Wohlfühlen.

Können Remote Fach-Konferenzen auch lebendig und spannend sein? So, dass man auch Kontakte knüpfen kann? Natürlich!

„Auch von meiner Seite noch vielen Dank für die gute Veranstaltung gestern. Habe mich „wohlgefühlt“ und ich denke, für die Teilnehmer war das auch spannend. Gerne wieder – on- oder offline!“ Jörg Sutter, Deutsche Gesellschaft für Solarenergie zur OLEC -Klartext Online Veranstaltung „Comeback der Solarenergie“ am 26.5.2020

Hier sind ein paar Tipps, wie man solche Feedbacks hinbekommt:

  1. Machen Sie genau das, was Sie auf einer Präsenz Konferenz auch tun würden.
    Also alles was geht. Was nicht geht, muss dann anders gemacht werden.
  2. Ankommen: Öffnen Sie die „Räume“ 1 Stunde vor Beginn.
    Wir haben die Meetingfunktion von Zoom genutzt. Die Teilnehmenden konnten ohne Warteraum, gleich in unseren Raum kommen (wie im normalen Konferenzleben auch).
    Die Teilnehmenden konnten selber entscheiden, ob ihr Mikro und Video an ist oder nicht (wie im normalen Konferenzleben auch). Ich als Moderatorin war die ganze Zeit da und habe die Teilnehmen begrüsst. Ein paar wollten nur Technik checken und verschwanden dann wieder. Und ein paar sind geblieben und wir sind ins plaudern gekommen. Dann kamen die Referenten und „meine Veranstalter“ vom OLEC e.V. dazu und wir plauderten weiter. Über fachliches, persönliches und mit kleinen Witzen zwischendrin. Wie im normalen Konferenzleben. Das war schön.
  3. Begrüßen Sie die Teilnehmenden mit einer Folie.
    Wir haben über Zoom gleich den Bildschirm geteilt und ein Herzlich Willkommen zur Veranstaltung „Klartext – OLEC e.V.“ eingeblendet.
  4. Umfrage gleich zu Beginn, wenn man in den Raum kommt.
    Wir haben auch eine Stunde vorher eine Umfrage eingestellt. Das kann man gut in Zoom machen. Die Teilnehmenden haben dort gelesen, dass Sie die Umfrage vor Beginn der Veranstaltung ausfüllen können, und dass die Ergebnisse den Talk nach dem Vortrag beeinflussen werden. Die Fragen bezogen sich auf den nachfolgenden Vortrag. So wurden die Teilnehmenden in das Thema gedanklich eingeführt und es wurde nach Ihrer Meinung gefragt. Das macht neugierig für das was kommt.
  5. Start pünktlich oder 5 Minuten später. Einführung in die Technik und Ablauf.
    Wir haben uns die Rollen aufgeteilt Johann Nobel (OLEC) hat den Chat und die Technik im Blick gehabt und ich habe die Moderation und das Graphic Recording (das zeitgleiche Visualisieren) gemacht. Johanna hat darauf hingewiesen, dass die Teilnehmenden zum Vortrag und zum Talk Video und Mikro ausmachen sollten, damit die Übertragung gut klappt. Das haben auch fast alle gemacht, und die, die es nicht gemacht haben, waren ruhig und unauffällig. Das würde ich wieder so machen.
  6. Starte die Moderation mit einer ungewöhnlichen Eingangsfrage
    Ich versuche fachlich eine hohe Qualität zu bieten, und gleichzeitig etwas ungewöhnliches, unterhaltsames zu machen. Hier habe ich die Talk Teilnehmenden zum 20 jährigen Bestehen des EEG gefragt „Wenn das Erneuerbare Energie Gesetz eine Persönlichkeit wäre, dann wäre sie für mich wie …“
    Es kamen Antworten wie „Kumpel“, „Zweckehe“, ein Baby, das gut herangewachsen ist und viel erreicht hat und gute Dienste geleistet hat, und ein Freund und Erfolgsmodell mit Einfluss.
    Das war eine nette Auflockerung und ein guter Einstieg in das Thema.
  7. Vortrag 20 Minuten mit Graphic Recording.
    Der Vortrag sollte auf 20 Minuten begrenzt sein. Herr Sutter hat das hervorragend gemacht und einen Einblick in die Energiewende aus Perspektive der Solarenergie vermittelt. Ich habe auf dem iPad die wesentliche Punkte zeitgleich mitgezeichnet (dies war aber nicht zu sehen, damit man sich auf die Folien im Vortrag konzentrieren konnte).
    Danach darf ruhig geklatscht werden. 😉 Man kann auch per App Applaus einspielen als Moderatorin. Oder …. denken Sie sich was aus.
  8. Talk mit Graphic Recording und Umfrageergebnisse
    Zum Talk habe ich das Graphic Recording Bild vom Vortrag über den geteilten Bildschirm gezeigt. Auf einer Seite hatte man so einen Überblick über die Themen, die angesprochen wurden.

    Parallel sah man nun auch die Ergebnisse der Umfrage.

    Und meine erste Frage bezog sich auf das wichtigste Thema laut der Umfrage.
    Ich bin nun die Fragen nach der Priorität der Umfrageergebnisse durchgegangen. Das war für mich ein guter Leitfaden. Zeitgleich habe ich die Antworten der Talkteilnehmenden mitgezeichnet und geschrieben – auch sehr hilfreich, um einen Überblick zu haben und den Talk zu strukturieren.

    Johanna hat zu einer bestimmten Zeit, die Fragen aus dem Chat sortiert und dann die Referenten diesbezüglich gefragt. Hierbei finde ich wichtig, wenn gesagt wird wer aus dem Chat (mit Namen) die Fragen hatte. So weiß jeder wer an der Konferenz teilnimmt und man kann im Chat auch untereinander Fragen und Antworten stellen und geben ohne das es alle lesen können – also „netzwerken“.
    In der Moderation sollte daraufhin gewiesen werden, dass der Chat genau dafür auch genutzt werden kann. Das hilft allen sich untereinander zu vernetzen.

    Eine Teilnehmendenliste wäre für diesen Zweck auch gut. Aber das muss ich noch recherchieren, wie das gehen könnte.

    Ach – ja: Ich visualisieren mit dem iPad. Das hat den Vorteil, dass ich den Bildschirm zoomen kann und die Teilnehmenden nicht das ganze Mitgeschriebene sehen müssen, sondern ich auf die Themen, die gerade besprochen werden, fokussieren kann. Dafür nutze ich die Apps ProCreate oder Paper.
  9. Pünktlich aufhören und dann weiter machen.
    Wir haben pünktlich mit dem offiziellen Teil aufgehört und angeboten mit den Referenten im Nachgang noch zu „quatschen“ und sich auszutauschen. Das haben gut 2/3 der Teilnehmenden gemacht. Jeder konnte sein Mikro und Video zuschalten, wie er/sie wollte. So haben wir nochmal 30 Minuten genutzt, um miteinander ins Gespräch zu kommen und sich kennen zulernen. Wie im richtigen Konferenzleben.
  10. Präsentationen und Bilder im Nachgang
    Auch das ist ganz normal. Alle Präsentation und Bilder, die gezeichnet wurden, werden den Teilnehmenden im Nachgang zur Verfügung gestellt und nochmal Danke gesagt.
  11. „Bin ich gut zu sehen?“
    Bei digital Konferenzen sieht man mich nur halb, aber das Halbe sollte richtig gut sein ;-). Also habe ich daran gearbeitet. Mein Laptop steht jetzt höher, damit die Kamera mich auf Augenhöhe hat, so wie wenn man sich gegenübersitzt und sich ins Gesicht schaut. Den virtuellen Hintergrund von Zoom kann man nutzen, finde ich aber nicht gut, da man bei Bewegung Pixel sieht und es unecht aussieht. Außerdem kann man kein Papier in die Kamera halten, auf das man etwas geschrieben hat. Also habe ich meine weiße Wand hinter mir mint grün gestrichen und eine Pflanze ins Bild gerückt. Und damit man weiß, wo man ist habe ich Bilder gezeichnet, die den Titel der Veranstaltung zeigen und diese hinter mir aufgehängt. Andere haben ein Rollup hinter sich aufgestellt- Das finde ich auch gut. Beim nächsten mal werde ich eine bewegte Anmoderation ausprobieren. Das lockert auch auf. Mit dem Handy bin ich oben im Haus, von wo man eine Windkraftanlage sehen kann. Die zeige ich und dann gehe ich nach unten in mein Konferenz-Büro und schalte das Handy wieder weg über die Bildschirmfreigabe bei Zoom – so der Plan.

Fazit: Ich fand die Veranstaltung gelungen.
Der Vorteil von Remote Konferenzen: man kann schneller auf aktuelle Themen reagieren, Termine sind leichter zu finden, weil Reisezeit und Raumsuche wegfällt. Wohlfühlatmosphäre kann ich trotzdem erzeugen und einen guten Wissenstransfer dadurch ermöglichen.

Viel Spaß beim Nachmachen und Bessermachen
Tanja Föhr

THX :)

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