Muntermacher Meeting
„Schon wieder ein Meeting?“ „Dafür habe ich jetzt echt keine Zeit“ Wenn Sie diese Sätze hören oder denken, dann ist dies ein Hinweis, dass die Meetings und Besprechungen, so wie sie derzeit ablaufen, verbessert werden können. Was nicht heißt, dass die Mitarbeitenden sich besser vorbereiten sollen, sondern dass die Führungskraft sich Methodenkompetenz aneignet, um das Team effektiver zu moderieren. Diese Methoden sollen schnell umsetzbar sein und die Ergebnisse und die Nachhaltigkeit verbessern. Nachfolgend habe ich ein paar passende Methoden gezeichnet.
Der gute alte Stuhlkreis.
Im Kreis sitzen ohne Tische erhöht die Aufmerksamkeit und der Austausch ist in der Regel intensiver. Wenn Sie die Möglichkeit haben, probieren Sie es aus.
Pop-up Meeting
Sie brauchen nicht immer eine Tagesordnung. Sie können auch zu Beginn die Teilnehmenden fragen, welche Themen an dem Tag wichtig sind. Jeder kann etwa 3-5 Themen auf je ein Post it schreiben und kurz präsentieren. So ist schon mal jede*r zu Wort gekommen. Anschließend werden die Doppelnennungen zusammen zu einem Klumpen (Cluster) geordnet und dann wird mit Strichen abgestimmt. Jede*r hat 3 Striche für die aus seiner/ihrer Sicht wichtigen Themen. Nach dieser gleichberechtigten Abstimmung haben Sie ein Prioritätenliste und damit Tagesordnung.
Schwierige Themen moderieren
Aufschreiben hilft! Nutzen Sie Haftnotizen, Flipchart oder einfach Papier, welches Sie an die Schränke mit Kreppband hängen. Schreiben Sie die Argumente (pro und contra) mit. So können sich alle einen guten Überblick zu dem Thema verschaffen. Die Stimmung ist konstruktiv, weil alle Argumente aufgeschrieben werden (wirklich alle!). Abgestimmt wird dann später.
Partizipation fördern und abstimmen lassen
Nachdem Sie sich im Team einen Überblick verschafft haben, stimmen Sie ab, ob etwas getan wird oder nicht. Dafür eignet sich neben den gezeichneten Strichen (siehe oben) auch gut die Fist to Five Methode. Ihr Team stimmt mit der Hand ab, ob man mit allen fünf Finger dafür ist, mit 4 Fingern dafür ist, aber mit Einschränkungen. Mit 3 Finger hat man gemischte Gefühle ist aber grundsätzlich dafür. 2 Finger signalisieren, dass man nicht einverstanden ist, aber die Entscheidung nicht blockiert und keinen Finger ist Veto. Man ist dagegen. So kann jeder gut sehen, wie die Stimmungslage im Team ist und ob man vielleicht nochmal etwas verbessern könnte oder ersteinmal einen kleinen Probelauf macht und sich dann nochmal dazu austauscht.
Konflikte moderieren
Wenn es schon Konflikte im Team gibt, bietet sich folgende Methode gut an. Sie bereiten mit Haftnotizen die Themenfelder „Thema“ „Problem“ „Bedürfnis“ und „Wunsch“ vor. Jede*r schreibt nun auf Haftnotizen das auf, was für ihn/sie das Problem, Bedürfnis und der Wunsch ist. Wenn alle vorgetragen haben wir darüber diskutiert. Nach einer Weile bitten Sie ihr Team Lösungsvorschläge zu machen und schreiben diese für alle sichtbar mit. Lassen Sie mit Strichen abstimmen, welche Lösung die beste ist. Überlegen Sie gemeinsam, wie man die Lösung in den nächsten Tagen umsetzen kann.
Das Ziel ist nicht bessere Meetings zu machen, sondern ein großartiges Unternehmen zu entwickeln.
Dafür können Sie diese und andere Instrumente nutzen. Damit Kunden und Mitarbeitenden zufrieden sind und sie gute Produkte mit einem hohen Nutzen anbieten. Die Methoden sind dazu da den Austausch zu verbessern und zu lernen.
Retrospektive: Für die Zukunft lernen
Zum Schluß möchte ich Ihnen noch die Retrospektive ans Herz legen, mit der Sie gezielt Ihr Team zu der Arbeit fragen: Womit sollten wir anfangen? Womit aufhören? Was kann weniger gemacht werden? Was mehr? Und was sollten wir beibehalten?
So können Sie Ideen zur Verbesserung nutzen und alte Prozesse verbessern oder „wegschmeißen“.
Viel Spaß beim Ausprobieren.
Tanja Föhr
PS: Mehr Methoden gibt es in meinem Buch Tanja Föhr: Moderationskompetenz für Führungskräfte. Methoden und Mindsets für Meetings mit Partizipation, Eigenverantwortung und Kreativität. Erschienen im managerSeminare Verlags GmbH 2.Auflage 2019
